LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE ACTAS Y SOCIOS
Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa, de tal forma que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.
Asimismo, llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, los siguientes libros:
SOCIEDADES ANÓNIMAS
- Libro de inventarios y Cuentas Anuales, y libro Diario.
- Libro de actas de las Juntas Generales y de los órganos colegiados de la sociedad.
- Libro Registro de Acciones Nominativas.
SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
- Libro de inventarios y Cuentas Anuales, y libro Diario.
- Libro de actas de las Juntas Generales y de los órganos colegiados de la sociedad.
- Libro Registro de Socios
SOCIEDADES UNIPERSONALES
- Libro de inventarios y Cuentas Anuales, y libro Diario.
- Libro de actas de las Juntas Generales y de los órganos colegiados de la sociedad.
- Libro Registro de Contratos (entre Socio y Sociedad)
Todos estos libros se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
El proceso de legalización de libros está establecido en el Código de Comercio. Se trata de un trámite de presentación de los referidos libros en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia donde la entidad tenga su sede, para que éste anote la presentación en sus propios registros y diligencie y selle los libros presentados. Es un trámite diseñado para dar autenticidad al contenido de dichos libros.
El régimen general de los Libros que se deposita en el Registro Mercantil tiene normalmente, a efectos prácticos, un diferente tratamiento, toda vez que los Libros de Inventario, Cuentas Anuales, Diario…, están relacionados con la gestión contable de la empresa y su tramitación electrónica.
Sin embargo, los Libros de Actas y Socios en muchas empresas, debido a su tamaño y/o a la falta de servicios de soporte a los Órganos de Administración en el aspecto corporativo, no son objeto del mismo grado de cumplimiento efectivo.
Con la entrada en vigor de la conocida como “Ley de emprendedores” se establece el soporte electrónico como vía de presentación para su legalización telemática, dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social y obligatoriamente para aquellos ejercicios sociales iniciados a partir del 29 septiembre de 2013.
Posteriormente, y tras una primera Instrucción (12 de febrero de 2015 que la desarrolla), se publicó la Instrucción de 1 de julio de 2015 la cual establece que para garantizar la información confidencial o datos sensibles de las propias sociedades y para salvaguardar la seguridad en el tráfico societario, tras la legalización de los libros, éstos no serán conservados en el Registro Mercantil donde se presenten, ni se dará publicidad de los mismos ni de su contenido, permitiendo además la encriptación para su posterior envío y presentación, por lo que el Registro conservará únicamente la copia de la certificación de la legalización.
Desde IURIS Corporate, les ayudamos a actualizar y/o regularizar este tipo de obligaciones y mantenimiento en el futuro.
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